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La gestión moderna del entorno de trabajo y del puesto de trabajo, ya no se limita a configurar portátiles o resolver inicios de sesión de forma remota.
Hoy en día, se trata de integrar personas, dispositivos y aplicaciones bajo una estrategia digital unificada que mantenga la productividad y la seguridad de los usuarios.
Para CIOs y líderes de IT con equipos distribuidos, esto es más fácil de decir que de hacer, debido a múltiples retos como:
Las herramientas avanzadas de gestión del entorno laboral y del puesto de trabajo, están ayudando a resolver estos retos.
Estas herramientas están diseñadas para unificar herramientas fragmentadas. Permiten a los líderes de IT tener una visión completa del ecosistema digital y automatizar tareas rutinarias para liberar recursos valiosos.
Sigue leyendo y descubre los principales obstáculos que frenan la gestión del entorno de trabajo y cómo las organizaciones más innovadoras los están superando con soluciones más inteligentes y escalables.
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El concepto de “lugar de trabajo” ha evolucionado.
Ahora abarca oficinas, hogares, espacios de coworking y todo lo intermedio.
Esto ha complicado la gestión de los puestos de trabajo, que ahora requiere:
Además, los empleados esperan acceso inmediato a las herramientas que necesitan, estén donde estén.
Esto implica que los líderes de IT deben mantener los sistemas funcionando sin problemas (y de forma segura), gestionar el ciclo de vida de los dispositivos y afrontar al mismo tiempo restricciones presupuestarias y riesgos de cumplimiento.
Los modelos tradicionales ya no sirven. Lo que funcionaba en oficinas centralizadas no se adapta a un equipo descentralizado.
Más allá de esto, esta desconexión tecnológica puede generar una brecha entre liderazgo y empleados.
Según un informe reciente publicado en Forbes, los empleados tienen cuatro veces más probabilidades que los CIOs de calificar a su empresa como una “rezagada” en la provisión de herramientas digitales.
La desconexión digital entre los CIOs y los usuarios finales (empleados)
El informe advierte sobre una posible “complacencia peligrosa entre los CIOs”, que podría derivar en una profunda insatisfacción de los empleados si no se aborda a tiempo.
La gestión moderna del entorno laboral requiere, por tanto, un nuevo enfoque: uno que sea proactivo, conectado y diseñado para escalar con agilidad.
En la siguiente sección, analizaremos los principales desafíos a los que se enfrentan los líderes IT (incluidos los CIOs) en este entorno. Y cómo las herramientas y estrategias adecuadas pueden ayudar a superarlos.
Gestionar el puesto de trabajo nunca ha sido una tarea sencilla, pero el cambio hacia el trabajo híbrido y su creciente complejidad digital lo han hecho aún más difícil.
Estos son los cinco principales retos que plantea este escenario:
Un equipo distribuido por múltiples ubicaciones, e incluso zonas horarias, necesita un sistema de soporte mucho más ajustado. Esto implica entender cómo influyen las condiciones de trabajo y adaptar los espacios de trabajo al modelo híbrido.
En lugar de la gestión de un puesto de trabajo centralizado, los equipos IT ahora reciben solicitudes procedentes de endpoints dispersos, a menudo en volúmenes más elevados, lo que dificulta mantener un nivel de servicio consistente. La falta de un soporte técnico escalable hace que incluso problemas menores puedan afectar la productividad del equipo. Los modelos tradicionales de soporte simplemente no están preparados para esta realidad.
Esto puede generar problemas importantes. El tiempo de inactividad de los empleados puede dispararse fácilmente cuando los flujos de soporte dependen en exceso de procesos manuales.
Incluso problemas aparentemente simples, como errores de inicio de sesión o caídas de conexión, pueden acumularse rápidamente, dañando la experiencia del empleado y la credibilidad del área IT.
Solución
Las plataformas inteligentes de experiencia del empleado están ayudando a revertir esta situación. Ofrecen acceso remoto sencillo y portales de autoservicio que reducen drásticamente los tickets IT. Además, sus funciones de monitorización en tiempo real permiten resolver incidencias de forma proactiva, muchas veces antes de que el usuario las perciba.
Los equipos actuales utilizan una gran cantidad de dispositivos inteligentes, pero cada uno representa un posible riesgo si no se gestiona correctamente.
Garantizar que estén actualizados y parcheados es una de las prioridades clave para los líderes IT, conscientes de que cada retraso puede abrir la puerta a incidentes costosos o incumplimientos normativos.
La falta de visibilidad sobre los dispositivos (un síntoma habitual de infraestructuras heredadas) agrava el problema. Sin una visión clara del estado, ubicación o historial de actualizaciones, los equipos IT deben basarse en suposiciones o revisiones manuales, con los riesgos que ello conlleva. Además, no contar con esta visibilidad puede provocar errores en la evaluación del desempeño desde una óptica tecnológica.
Solución
Las plataformas modernas de gestión de endpoints están devolviendo el control a los equipos IT.
Con dashboards en tiempo real, parches automáticos y políticas centralizadas tanto para trabajo remoto como presencial, las actualizaciones dejan de depender del usuario.
¿El resultado? Menos brechas de seguridad y más tiempo para centrarse en mejoras estratégicas.
Hay una pregunta aparentemente simple que complica a muchos líderes IT: ¿Cuántos dispositivos están activos ahora mismo en tu red?
La falta de visibilidad centralizada dificulta enormemente la gestión del ciclo de vida de los puestos de trabajo. En muchos casos, los equipos desconocen que hay dispositivos obsoletos o sin uso que siguen consumiendo licencias, ejecutando software no actualizado o incluso representando riesgos ocultos.
Un buen punto de partida es evaluar los requisitos del puesto mediante un análisis del trabajo, pero ¿cómo se realiza un análisis del trabajo? Normalmente, implica identificar las habilidades, herramientas y tareas asociadas a cada rol, lo que ayuda a los equipos de TI y RR. HH. a alinear la asignación de dispositivos con las necesidades reales de los empleados.
La mala planificación presupuestaria (incluidas compras redundantes) y brechas de seguridad son consecuencias habituales en estos casos. La Shadow IT complica aún más el problema, ya que dispositivos no autorizados pueden conectarse a la red y eludir por completo los controles de las políticas.
Sin una supervisión clara, las organizaciones se enfrentan a ineficiencias que se extienden a través de distintos departamentos, desde IT hasta recursos humanos.
Solución
La clave es identificar los dispositivos con bajo rendimiento y tomar mejores decisiones sobre inversiones en hardware y software.
Un inventario en tiempo real y el análisis de los puestos de trabajo ayudan a los equipos a recuperar el control en este sentido. Ofrecen una visión instantánea del estado de los dispositivos, su uso y rendimiento, lo que facilita enormemente identificar aquellos que consumen recursos y afectan al rendimiento.
Los empleados son resolutivos. Ante sistemas lentos o procesos mal resueltos, buscan sus propias herramientas e instalan lo que necesitan.
Aunque esta iniciativa puede ser útil en momentos puntuales, también está alimentando una proliferación silenciosa de aplicaciones. En la mayoría de las organizaciones, se utilizan cientos de herramientas: muchas son desconocidas para IT y muchas otras ni siquiera se usan, a pesar de sus elevadas licencias.
“La transformación digital puede haber abierto nuevas posibilidades para la informática”, escribe el emprendedor tecnológico Rajat Bhargava en Forbes. “Pero también ha provocado una proliferación de herramientas que sobrecarga a los equipos de IT en todas partes”.
El coste de esta carga va más allá de lo económico. Las aplicaciones no aprobadas pueden representar serios riesgos de cumplimiento y seguridad de los datos, especialmente cuando manejan datos personales o eluden las políticas internas.
Mientras tanto, las herramientas desconectadas generan flujos de trabajo fragmentados y experiencias de usuario inconsistentes, lo que añade presión al equipo de IT para mantener sistemas que, en muchos casos, nunca aprobaron.
Solución
Todo empieza por la visibilidad.
Las auditorías de uso permiten saber qué herramientas se están utilizando realmente y cuáles no. Las plataformas inteligentes detectan instalaciones no autorizadas antes de que se conviertan en problemas.
A partir de aquí, los equipos pueden consolidar herramientas, optimizar licencias y construir un entorno digital que realmente apoye a los empleados.
También facilita la labor del departamento de RRHH y los equipos responsables del reclutamiento, los procesos de selección y la selección de personal que buscan ofrecer mejores condiciones de trabajo y una incorporación más fluida, contar con un ecosistema tecnológico simplificado es el primer paso.
No siempre se detecta un problema hasta que alguien lo reporta.
Ese es el error en el que caen muchos equipos IT: actuar solo cuando llega un ticket. Pero con modelos híbridos, ese enfoque ya no funciona. Aplicaciones lentas, sistemas poco receptivos o Wi-Fi inestables pueden afectar a la productividad y motivación de los equipos sin levantar ninguna alerta.
El rendimiento del puesto de trabajo se ha convertido en un pilar clave de la transformación digital. Los empleados esperan herramientas fluidas que les permitan trabajar con eficacia, estén donde estén: en la oficina, en remoto o alternando entre ambos.
Cuando la tecnología no responde, se debilita la confianza en toda el área IT.
Solución
Las herramientas inteligentes cambian el enfoque. Con diagnósticos en tiempo real y análisis de rendimiento, los equipos IT pueden detectar y resolver problemas antes de que impacten al usuario.
La automatización se encarga de las correcciones rutinarias, mientras que la analítica avanzada identifica cuellos de botella. Al tratar el rendimiento y la experiencia digital como una prioridad estratégica (no como un checklist reactivo) se construyen entornos más eficientes, ágiles y preparados para escalar.
No solo se trata de mejor tecnología. Se trata de una mejor experiencia.
La gestión del puesto de trabajo no debería limitarse a apagar fuegos. Con los sistemas adecuados, IT se puede convertir en un verdadero motor de valor para el negocio y no solo en un servicio de soporte.
La clave está en transformar un enfoque reactivo en una gestión proactiva del entorno laboral, basada en datos.
Ahí es donde entra Flexxible.
Con nuestra solución estrella, FlexxClient, las empresas obtienen una visión clara del rendimiento de su entorno digital: desde el uso de aplicaciones hasta el estado de los dispositivos y la experiencia general del empleado.
Este nivel de visibilidad permite a los equipos de IT y RRHH dejar de reaccionar a los problemas y empezar a construir formas de trabajo más eficientes e inteligentes. Esto es clave para alinear la tecnología con los procesos de gestión de recursos humanos y transformar el puesto de trabajo en un activo estratégico.
Pero Flexxible no es solo tecnología por sí misma. Las empresas que utilizan FlexxClient experimentan:
Sin suposiciones. Sin departamentos aislados con paneles distintos.
Solo una visión clara y unificada del entorno digital, pensada para equipos híbridos, la gestión del puesto de trabajo en constante cambio, el auge del teletrabajo y una gestión laboral más inteligente a gran escala.
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* Gartner®, Magic Quadrant™ for Digital Employee Experience Management Tools, Dan Wilson, Tom Cipolla, Stuart Downes, Autumn Stanish, Lina Al Dana, 26 Agosto 2024 **Gartner®, Magic Quadrant™ for Desktop as a Service, Stuart Downes, Eri Hariu, Mark Margevicius, Craig Fisler, Sunil Kumar, 16 de Septiembre de 2024
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