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El entorno digital de trabajo ya forma parte de la realidad laboral. Pero para muchas organizaciones, sigue estando lejos de ser eficiente en un mundo digital cada vez más exigente.
A medida que los equipos operan en modelos remotos o híbridos, los responsables de IT y del puesto de trabajo, deben mejorar la Experiencia Digital del Usuario (DEX) en todos los frentes. Sin embargo, se enfrentan a varios obstáculos que incluyen:
Por suerte, mejorar la experiencia digital del usuario está al alcance, y sus ventajas van mucho más allá de facilitar tareas. Una buena gestión del puesto de trabajo puede marcar la diferencia. También puede convertirse en una ventaja competitiva si se apoya en procesos de automatización bien definidos y en herramientas que respondan en tiempo real a las necesidades del equipo.
En este artículo explicamos qué significa realmente la experiencia digital, cuáles son sus beneficios principales y cómo puedes empezar a crear experiencias más conectadas e intuitivas para tus equipos.
Índice de contenidos:
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La Experiencia Digital del Usuario (DEX) abarca cada interacción de los empleados con el entorno digital de la empresa, ya sea a través de una plataforma, una app o un sistema interno.
Va más allá de lo que se ve en pantalla: se trata de cómo se siente al usarlo. Cada clic, deslizamiento e interacción que realizan tus empleados da forma a la experiencia de usuario con las herramientas digitales (ya sea una aplicación móvil, un chatbot, un sistema interno o una plataforma) y afecta directamente a su capacidad para desempeñar bien su trabajo. Una experiencia positiva depende de la facilidad de uso, la coherencia y funcionamiento centrado en las necesidades reales de las personas.
Para los responsables de entorno laboral y los líderes de IT, entender el valor de una experiencia digital bien diseñada ya no es algo opcional. Cuando las herramientas son lentas, poco intuitivas o confusas, los empleados pierden tiempo intentando entender cómo funcionan, en lugar de centrarse en su trabajo. Pero cuando los sistemas son intuitivos y están diseñados pensando en las necesidades del usuario, la productividad fluye de forma natural.
Un diseño inteligente, una arquitectura de la información clara y una funcionalidad fluida hacen que las tareas diarias se sientan sin esfuerzo y esa facilidad marca la diferencia.
En los entornos de trabajo remotos e híbridos de hoy en día, las experiencias digitales sin fricciones se han convertido en el nuevo estándar. Cada interacción digital debería fluir sin obstáculos y estar conectada con un entorno digital más amplio, ya sea que un empleado registre su tiempo, solicite soporte técnico o colabore con otros equipos.
“A medida que seguimos ampliando los límites de la tecnología, debemos asegurarnos de que nadie se quede atrás”, afirma Tina Gada, diseñadora de Experiencia del Usuario (UX) en Vanguard, en un artículo para Forbes. “Si damos prioridad a un diseño de experiencia accesible, podemos crear experiencias digitales más inclusivas que beneficien tanto a los usuarios como a las empresas. El reto para los líderes tecnológicos y los diseñadores es asumir este llamado a la acción”.
Las empresas que priorizan la experiencia digital del usuario de esta forma tienen muchas más probabilidades de asegurar su éxito a largo plazo, gracias a la serie de beneficios clave que conlleva.
Una experiencia digital del usuario fluida es como el aceite que hace funcionar el motor de los equipos complejos y distribuidos, aportando un valor medible a los responsables de IT y a los gestores del entorno laboral.
Cuando las herramientas en las que confían los empleados están diseñadas para ofrecer una buena usabilidad y experiencia de uso, los resultados se notan de inmediato… y también a largo plazo.
Desde una mayor productividad hasta una mejor calidad de los datos, estos son los cinco beneficios clave de acertar con la experiencia digital:
Una plataforma digital bien diseñada, con una infraestructura de IT sólida y una buena usabilidad, permite a los empleados centrarse en su trabajo, no en cómo navegar por los sistemas.
Esto incluye darles autonomía con herramientas de autoservicio para resolver rápidamente problemas comunes, evitando interrupciones que frenen su trabajo.
¿El resultado? Menos fricción, mayor productividad y una mejor experiencia de usuario en el día adía.
Las herramientas digitales configuran la experiencia laboral en su conjunto. Del mismo modo que una mala experiencia del cliente (customer service) puede afectar a las tasas de conversión, una mala experiencia de usuario interna puede dañar la moral del equipo.
Las herramientas eficientes, incluida la tecnología proactiva de auto-reparación de incidencias comunes, reducen la carga de trabajo de IT al disminuir las solicitudes repetitivas de soporte, simplificar la resolución de problemas y minimizar la necesidad de intervenciones manuales.
Además, garantizan que todos las personas de la empresa se beneficien por igual, evitando que un equipo se sienta en desventaja frente a otro.
Cuando las interfaces son limpias, ágiles y responden a necesidades reales, la satisfacción del usuario aumenta… y también la fidelización. Un buen producto digital también refuerza el compromiso diario del empleado.
Los empleados tienen más probabilidades de quedarse cuando sienten que las herramientas que usan cada día los respaldan.
Una buena experiencia del empleado empieza en el onboarding. Los nuevos integrantes se benefician de plataformas y aplicaciones móviles intuitivas que apenas requieren explicación, mejorando su experiencia de usuario desde el primer día.
En lugar de depender de manuales extensos o múltiples tickets de soporte, pueden adaptarse rápidamente, lo que reduce los costes de formación y acelera el ciclo de incorporación.
Dar este paso correctamente es clave: el 89% de los empleados que experimentaron una buen onboarding se sienten muy comprometidos en los meses posteriores, según datos de la firma de Recursos Humanos BambooHR.
Cuando los sistemas son fáciles de usar, los empleados introducen la información con mayor precisión. Eso se traduce en datos de más calidad, análisis de datos más fiables y conclusiones más claras.
Para las organizaciones inmersas en procesos de transformación digital, contar con una herramienta de gestión del puesto de trabajo que da datos de calidad es esencial para evaluar el rendimiento y tomar decisiones estratégicas con fundamento.
La seguridad no tiene por qué ir reñida con la usabilidad. De hecho, los sistemas de autenticación o control de accesos demasiado complejos suelen provocar atajos inseguros.
Una buena interfaz de usuario puede favorecer prácticas seguras al facilitar su cumplimiento. Flujos de trabajo claros, opciones predeterminadas inteligentes y un diseño centrado en las personas ayudan a que los equipos cumplan con la normativa sin frenar su actividad.
Un estudio reciente de Forrester reveló que el 21% de las organizaciones con una estrategia DEX avanzada no sufrió ninguna brecha de datos en el último año, frente al 8% y 6% de aquellas con estrategias intermedias o básicas, respectivamente.
Estas cifras demuestran lo eficaz que puede ser un enfoque de seguridad centrado en el usuario. Cuando las plataformas digitales se diseñan pensando tanto en la protección como en la usabilidad, los empleados tienen muchas más probabilidades de seguir las buenas prácticas, porque no lo viven como una carga.
Crear una experiencia digital fluida no ocurre por casualidad: es el resultado de un diseño intencionado, la tecnología adecuada, un sistema de gestión y soporte preparado, y una comprensión profunda de cómo trabajan realmente las personas.
Si tus empleados siguen lidiando con sistemas torpes o plataformas desconectadas, ha llegado el momento de replantearse el enfoque.
Aquí te explicamos cómo hacerlo de forma eficaz.
Empieza investigando. Las encuestas, entrevistas, observación directa y pruebas de usabilidad ayudan a identificar dónde tienen dificultades los usuarios y qué valoran. Herramientas como FlexxClient permiten analizar el funcionamiento de las herramientas de los usuarios en distintos canales digitales y detectar puntos de fricción. También hacen uso de encuestas de retroalimentación de la experiencia del usuario para mantener la DEX en niveles óptimos.
Haz del diseño centrado en el usuario el eje de tu estrategia (user experience first). Todo servicio o sistema digital debe estar alineado con los objetivos y hábitos del usuario final.
Estandariza las interfaces e integra los sistemas. Una plataforma unificada de experiencia para empleados reduce la necesidad de alternar entre herramientas desconectadas y mejora la experiencia general en todos los equipos.
Siempre que sea posible, busca adoptar un enfoque mobile-first. Los empleados deberían poder acceder a los servicios clave desde cualquier dispositivo, mediante aplicaciones móviles bien diseñadas y con diseño adaptable.
Las soluciones en la nube, como FlexxClient, crean un entorno seguro y gestionado en todos los dispositivos. Esto es ideal para equipos híbridos y también ayuda a reducir la carga del departamento deIT.
El mantenimiento adecuado y la observabilidad del puesto de trabajo digital son cruciales para un funcionamiento sin interrupciones. Las herramientas de DEX permiten a las organizaciones monitorizar todos los dispositivos de sus empleados, asegurando que estén actualizados y bien mantenidos.
Estas herramientas proporcionan información en tiempo real sobre lo que ocurre en cada dispositivo o grupo, permitiendo comprender rápidamente los incidentes y reaccionar con agilidad.
A continuación, implementa un análisis continuo de los datos (apoyado si es posible en Inteligencia Artificial) para monitorizar el uso, recoger feedback y afinar el proceso. Esto te ayudará a mejorar el análisis de datos, a alargar el ciclo de vida de tus herramientas, asegurando que sigan siendo relevantes y eficaces con el tiempo.
Para avanzar de verdad, el diseño de la experiencia digital del empleado debe ser una prioridad compartida más allá del departamento de IT.
Empieza por traducir los problemas técnicos en consecuencias para el negocio. En lugar de hablar de fallos en la interfaz, destaca cómo una mala experiencia digital reduce la productividad, incrementa los costes de soporte y dificulta la retención de talento. Siempre que puedas, apóyate en ejemplos reales y datos internos para reforzar tu mensaje.
Para los líderes empresariales, en marca las mejoras en DEX como parte de la transformación digital más amplia y busca vincularlas a indicadores clave que ya les importan: eficiencia, reducción de costes y fidelización del talento.
Las conclusiones de los tests de usabilidad y el feedback de los empleados también ayudan a humanizar el problema. Cuando la dirección comprende el impacto en el trabajo diario, es más fácil conseguir su implicación.
Por último, plantea la DEX como una inversión continua, no como un proyecto puntual. Intégrala a los ciclos de planificación a largo plazo y justifica actualizaciones periódicas basadas en datos y necesidades reales del usuario.
Como responsable de IT o del entorno de trabajo, conoces bien el impacto que puede tener una experiencia digital fragmentada. Cuando las plataformas no se integran, las interfaces son poco intuitivas y los flujos de trabajo se interrumpen, la productividad se resiente y tu equipo lo paga.
Una mejor experiencia digital del empleado aporta beneficios reales: procesos de onboarding más fluidos, mayor satisfacción de los empleados, mejor calidad de los datos y menos riesgos de seguridad. Pero mejorar la DEX no consiste en añadir más herramientas, sino en hacer que las actuales funcionen mejor: más integradas, más intuitivas y más eficientes.
Ahí es donde entra Flexxible. Nuestras soluciones seguras en la nube están diseñadas para simplificar la gestión y mantenimiento del entorno digital de trabajo y eliminar fricciones entre los dispositivos y las personas.
Sabemos que una buena experiencia digital para los empleados depende en gran medida del rendimiento y la fiabilidad de las herramientas digitales. Cuando estas herramientas son lentas, inaccesibles o se bloquean con frecuencia, la productividad se ve afectada y también la frustración del usuario, que aumenta.
En Flexxible nos centramos en empoderar a los usuarios para que resuelvan sus propios problemas informáticos y en abordar los fallos de forma proactiva, incluso antes de que lleguen a producirse.
Tus empleados disponen de un portal de autoservicio que les permite encontrar respuestas y solucionar incidencias comunes sin necesidad de contactar con soporte. Nuestra tecnología de auto-reparación va un paso más allá y resuelve de forma preventiva hasta el 19% de los problemas antes de que lleguen a ocurrir.
Así, tu equipo pierde menos tiempo con soporte técnico y gana más para centrarse en lo que realmente importa. Además, Flexxible garantiza un soporte de alta calidad y un acceso constante a las herramientas esenciales, sin importar dónde estén los usuarios.
El futuro de la experiencia digital del usuario está al alcance de tu mano.
Flexxible te ayuda a mantener, securizar y gestionar un entorno digital que impulsa a tu equipo en lugar de frenarlo, gracias a una plataforma de monitorización y gestión del puesto de trabajo, tanto físico como virtual, y una experiencia coherente en la que tus empleados pueden confiar.
El resultado: una buena experiencia de usuario, más inteligente, fluida y productiva, pensada para adaptarse a la forma real de trabajar de tus equipos.
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* Gartner®, Magic Quadrant™ for Digital Employee Experience Management Tools, Dan Wilson, Tom Cipolla, Stuart Downes, Autumn Stanish, Lina Al Dana, 26 Agosto 2024 **Gartner®, Magic Quadrant™ for Desktop as a Service, Stuart Downes, Eri Hariu, Mark Margevicius, Craig Fisler, Sunil Kumar, 16 de Septiembre de 2024
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